El E-Verify y la Ley SB 1718 - su aplicación a partir de julio 01, 2023 en la Florida
De acuerdo con la legislación conocida como Ley del Senado SB 1718 (2023), que fue aprobada por el Senado de la Florida y promulgada por el gobernador Ron DeSantis el 10 de mayo de 2023, los empleadores en Florida deberán usar el sistema E-Verify para fines relacionados con la inmigración y contratación de empleados.
Esta ley, como se describe en la SB 1718, exige el uso de E-Verify por parte de los empleadores en el estado. En este artículo sólo comentaremos sobre los aspectos de contratación de empleados en la Florida, sin entrar en los demás aspectos de la ley SB 18718.
¿Qué es el E-Verify?
E-Verify es un programa electrónico de verificación de elegibilidad de empleo en los Estados Unidos. Fue creado por el Departamento de Seguridad Nacional (Department of Homeland Security) y la Administración del Seguro Social (Social Security Administration) con el objetivo de ayudar a los empleadores a confirmar la autorización de empleo de sus trabajadores.
El programa E-Verify permite a los empleadores comparar la información proporcionada por los empleados en el Formulario I-9 (Documento de Verificación de Elegibilidad de Empleo) con los registros del gobierno para verificar la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos. Al utilizar E-Verify, los empleadores pueden determinar rápidamente si un empleado está autorizado para trabajar, lo que ayuda a mantener la integridad del proceso de contratación y a prevenir la contratación de trabajadores indocumentados.
Es importante tener en cuenta que el uso de E-Verify es voluntario para la mayoría de los empleadores en los Estados Unidos, aunque en algunos estados y para ciertos empleadores puede ser obligatorio o estar sujeto a requisitos específicos, como sera el caso que más adelante comentaremos sobre la contratación de empleados en Florida, a partir del 01 de Julio 2023, según la ley SB 1718, aprobada por el Senado de Florida.
En resumen, E-Verify es un programa electrónico que ayuda a los empleadores a verificar la elegibilidad de empleo de los trabajadores al comparar la información proporcionada con los registros del gobierno.
¿Para que fue creado el sistema de E-Verify?
E-Verify fue creado con el propósito de permitir a los empleadores, incluyendo a los contratistas del gobierno, verificar la elegibilidad de empleo de sus trabajadores. Específicamente, se enfocaba en las agencias federales a utilizar E-Verify para verificar el estatus migratorio y la autorización de empleo de los empleados que trabajan en contratos con el gobierno federal.
Posteriormente algunos estados en los Estados Unidos promulgaron leyes que requieren que los contratistas del gobierno utilicen E-Verify como parte de los procesos de contratación, como es el caso de Florida. Estas leyes estatales pueden aplicarse a nivel estatal, local o incluso a nivel de condado, y pueden variar en términos de las condiciones y los contratos específicos que están sujetos a la verificación de E-Verify.
En resumen, mientras que el uso de E-Verify es en ciertos estados voluntario para la mayoría de los empleadores, incluyendo los del sector privado, es común y a menudo requerido en contratos de la administración pública, tanto a nivel federal como estatal, para verificar la elegibilidad de empleo de los trabajadores, y será mandatoria en Florida a partir del 01 de Julio 2023.
¿Qué es la Ley 1718 en Florida?
El SB 1718 es una ley de inmigración que entra en vigencia el 1 de julio 2023, en la Florida. Requiere que las empresas con más de 25 empleados utilicen el programa E-verify para determinar su estatus migratorio al contratar trabajadores y establece multas para los infractores.
¿Cuáles son las sanciones por no aplicar el E-Verify?
La Ley SB 1718, contempla entre otros sanciones.
Por cada trabajador contratado a partir del 1 de julio de 2023, en empresas con al menos 25 trabajadores, en el Estado de la Florida, deben usar el sistema E-Verify para confirmar la identidad de los nuevos empleados y su autorización para trabajar en los Estados Unidos dentro de los tres días posteriores a la contratación.
¿Cuáles serían las sanciones por contratar inmigrantes ilegales en Florida?
Se pueden imponer multas de hasta $1,000 por día a los empleadores con 25 o más empleados que no usen el sistema E-Verify para garantizar la elegibilidad de los empleados. Las licencias comerciales del empleador también pueden suspenderse si saben que emplean a personas indocumentadas.
¿Cuáles son las diferencias entre el E-Verify y la I-9?
E-Verify y el Formulario I-9 son dos herramientas diferentes utilizadas en el proceso de verificación de elegibilidad de empleo en los Estados Unidos. A continuación, se presentan las principales diferencias entre E-Verify y el Formulario I-9:
Propósito:
El propósito del Formulario I-9 es recopilar y verificar la documentación que respalda la identidad y la autorización de empleo de un trabajador, mientras que E-Verify se utiliza para verificar electrónicamente esa información en los registros del gobierno.
Proceso:
El Formulario I-9 es un formulario impreso que se completa manualmente por el empleado y el empleador. El empleado proporciona los documentos de identificación requeridos y el empleador verifica y registra la información relevante en el formulario. Por otro lado, E-Verify es un programa electrónico en el cual el empleador ingresa la información del Formulario I-9 en un sistema en línea que verifica la elegibilidad de empleo del trabajador comparando la información con los registros del gobierno.
Obligatoriedad:
El uso del Formulario I-9 es obligatorio para todos los empleadores en los Estados Unidos, independientemente del tamaño de la empresa. Por otro lado, el uso de E-Verify es voluntario para la mayoría de los empleadores, aunque puede haber requisitos estatales o federales específicos para ciertos empleadores, como contratistas del gobierno y hoy día en Florida, para las empresas que contratan y que tienen al meno 25 trabajadores.
Alcance:
El Formulario I-9 se utiliza para todos los empleados nuevos contratados, independientemente de su estatus migratorio. En cambio, E-Verify se utiliza únicamente para verificar la elegibilidad de empleo de los empleados recién contratados y se centra específicamente en la verificación del estatus migratorio y la autorización de empleo.
En resumen, el Formulario I-9 es un documento físico que recopila la información y verifica los documentos de identificación de los empleados, mientras que E-Verify es un programa electrónico que verifica electrónicamente la información del Formulario I-9 en los registros del gobierno. Ambas herramientas son parte del proceso de verificación de elegibilidad de empleo, pero tienen propósitos y enfoques diferentes.
¿Cuándo y cómo utilizar el E Verify? Sugerencias.
- No utilice el E-Verify como en la preselección de empleados (prescreening).
- No utilice el E-Verify para verificar empleados que ya tiene contratados, sólo utilícelo en el proceso de contratación de nuevos empleados como en el caso de Florida y entrada en vigor de la ley a partir del 01 de Julio 2023.
- Utilice el E-Verify si usted es contratista del estado o suministra servicios al estado en cualquiera de su diferentes niveles, ciudades, condados, estados y nivel federal.
Para obtener información más detallada sobre el proyecto de ley, puede consultar el sitio web oficial del Senado de Florida en https://www.flsenate.gov/Session/Bill/2023/1718.
Breve Biografía del Autor:
Arturo Guevara
Director / Human Capital Resources Consulting
US TTG LLC
Más de 20 años de experiencia como Gerente General, Director Gerente y CEO en Compañías FORTUNE 500. Con una trayectoria probada en Gestión de Capital Humano. Con fortalezas en Estrategia y Desarrollo de Negocios, Finanzas, Marketing, Relaciones Públicas y Procesos de Transformación Organizacional.
